El avance tecnológico en la gestión empresarial ha facilitado la automatización de procesos que tradicionalmente requerían muchas horas de trabajo manual. Uno de estos procesos es la gestión y registro de facturas, donde Odoo ofrece muchas facilidades.

Como crear automáticamente facturas de compra:

Odoo, incorpora funcionalidades que permiten la importación automática de facturas. Esta funcionalidad es especialmente útil para las empresas que manejan un alto volumen de facturas y requieren una gestión eficaz de la contabilidad y las finanzas.

Las diferentes formas de automatizar el proceso de facturación son las siguientes:

Facturación mediante OCR

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una tecnología que permite convertir diferentes tipos de documentos, como imágenes escaneadas de texto, PDFs y fotografías, en datos editables y rastreables. 

Odoo ha integrado esta tecnología en su plataforma, permitiendo a las empresas importar y procesar facturas automáticamente. Al hacerlo, se reducen los errores humanos, se ahorra tiempo y se optimiza el proceso de gestión de facturas. Además, el OCR facilita la categorización y búsqueda de documentos, lo que resulta en una mejor organización y acceso a la información financiera.

Supongamos que esta factura:

Bastaría con ir al tablero de contabilidad, a un diario de proveedores, pulsar el botón de "Cargar" y añadir el pdf de la factura.

De esta forma, mediante Odoo y OCR se crearía la factura con todos los campos reflejados del PDF.

Facturación mediante correo electrónico

Odoo también ofrece la opción de automatizar la importación de facturas mediante correo electrónico. Las empresas pueden configurar una dirección de correo electrónico específica donde los proveedores pueden enviar sus facturas como archivos adjuntos. Una vez recibidas, Odoo puede procesar estas facturas automáticamente y registrarlas en el sistema.

Además, también se pueden utilizar los seudónimos de Odoo (alias) para redirigir las diferentes facturas a un diario contable u otro, e incluso modificar los valores por defecto de la factura.

Siguiendo este ejemplo, al enviar un correo a facturas-de-proveedores@nuestrodominio.com con el adjunto que se ha utilizado en el apartado anterior, Odoo registraría la factura automáticamente con los datos de la factura y con los "Valores por defecto" que se hayan añadido en el apartado de Seudónimos.

De esta forma no solo se ahorra tiempo, sino que también se garantiza que todas las facturas estén centralizadas y accesibles desde un único sistema.

Conclusiones

La automatización en la gestión y registro de facturas mediante Odoo se traduce en un significativo ahorro de tiempo y aumento de la eficiencia para las empresas. Además, minimiza los errores humanos que pueden ocurrir en procesos manuales, asegurando una mayor precisión en la contabilidad. Estas ventajas resaltan cómo la tecnología es un activo valioso para mejorar la operatividad empresarial y preparar a las organizaciones para enfrentar desafíos futuros.