¿Necesito un nuevo ERP?
Implantar un nuevo ERP es una decisión compleja, y surgen muchísimas dudas sobre las posibilidades de la nueva herramienta, la gestión del cambio, el histórico de datos y expectativas de la dirección y empleados de la empresa.
Es importante conocer las limitaciones del software actual y definir las necesidades presentes y más inmediatas. Si el sistema actual no permite realizar los cambios necesarios, son muy costosos y requiere de aplicaciones externas conectadas, quizás sea el momento de plantear un cambio.
Un ERP debe ser capaz de aglutinar todas las necesidades y departamentos de la empresa, no ser simplemente un "backend" que conecta todo lo demás para emitir facturas. También puede ocurrir que el sistema de gestión esté muy obsoleto, o sea incapaz de gestionar muchos datos con un buen rendimiento. En estos casos plantear un cambio es necesario.
Odoo ofrece todas la funcionalidad para la gestión integral de la empresa, y de la mano de un buen implantador, el éxito está asegurado.
¿Que debería tener en cuenta?
Suponemos que se ha elegido Odoo (es la base de este artículo) sobre otras opciones de mercado como Dynamics NAV (anteriormente Navision), SAP (Business One habitualmente) que podrían ser consideradas por la funcionalidad y casos de éxito, o descartadas por su pobre ROI o restrictivas y costosas licencias de uso.
El primer paso sería definir las necesidades actuales y futuras de la empresa y solicitar una demo. No hay que dar por sentado nada, y lo mejor es recopilar un listado de dudas y consultas para realizar al implantador. Durante la fase de preventa, deberíamos tratar de conseguir el mayor acercamiento posible al producto que buscamos. Odoo es un software altamente personalizable que se construye instalando los módulos necesarios para adaptarse a cada cliente, y para un implantador experimentado no supondrá un problema enseñar el producto adaptado a las necesidades de la empresa.
En la primera fase lo importante es adecuar las expectativas y el alcance de lo que vamos a obtener. El presupuesto deberá ir acorde a dicho alcance.
En proyectos de más envergadura es conveniente definir el MPV (producto mínimo viable) y las fases de implantación, y adecuarlas al calendario de trabajo de la empresa. No es realista que una empresa de distribución tenga planificado un cambio de sistema el 1 de enero y sus trabajadores tengan que recibir formación en la campaña de ventas de Navidad. El MPV una vez implantado debería debería cumplir las necesidades básicas para empezar a utilizar el sistema.
Si la gestión actual es un ecosistema de aplicaciones puede ser buena idea sustituir la más prescindible por Odoo para que los usuarios se vayan familiarizando, ya que cuanto antes se empiece a utilizar el sistema, aunque haya otras fases/áreas por implantar, más fácil será proceso completo.
¿Servidor? ¿Actualizaciones?
Lo habitual es que el implantador ofrezca un servicio de hosting o incluso "Saas" para alojar el ERP, normalmente en una nube optimizada con alta disponibilidad, escalable, respaldos periódicos (y un plan de contingencia) y en general un buen desempeño de la plataforma. Aunque es recomendable valorar esta opción, cualquier empresa con un departamento IT con conocimientos técnicos puede valorar también el coste de "autoalojar".
Las actualizaciones son uno de los grandes olvidados de las implantaciones. Es fácil generar mucha deuda técnica desarrollando con prisas y añadiendo multitud de código que pueda parecer necesario (en análisis algo más profundos quizás no lo sea tanto) y todo esto encarece que el sistema se pueda mantener el día. La política de actualizaciones de Odoo (una versión al año) hace muy complicado seguir su ritmo, porque cada migración requiere una serie de procesos, algunos automáticos, otros manuales (como validaciones) que requieren tiempo y según el tamaño y personalizaciones del proyecto puede hasta no ser recomendable actualizar anualmente. No obstante, tampoco es recomendable dejar más de 3 versiones con respecto a la última oficial estable.
¿Odoo Community o Enterprise?
Otra de las dudas habituales es la elección de "versión" de Odoo. La decisión no es tan importante como pueda parecer porque es algo totalmente reversible. Dado que la Community no tiene coste de licencias, sería recomendable comenzar el proyecto con ésta, y si en algún momento futuro se quisiera cambiar a Odoo Enterprise, se podría hacer sin ninguna complicación. También se puede cambiar a Odoo Community desde Enterprise, aunque en este caso el gasto ya estaría hecho unque esta cuestión está analizada con mejor detalle en "Odoo Community vs Enterprise".a plataforma.
Las actualizaciones
Si la gestión actual es un ecosistema de aplicaciones puede ser buena idea sustituir la más prescindible por Odoo para qusd
Odoo 15 Community
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