¿Cuanto cuesta un OpenERP? (o una casa)

La mayoría de los implantadores con experiencia de OpenERP en España tenemos un ‘paquete’ básico con los módulos oficiales y la localización española, e incluso un servicio saas, para comenzar a utilizar OpenERP invirtiendo una cantidad muy pequeña y comenzar así a amortizarlo cuanto antes. Dicho paquete se puede enriquecer adquiriendo bonos de horas para todas aquellas parametrizaciones que la empresa vaya requiriendo.

Estas soluciones, suficientes para la mayoría de empresas pequeñas, pueden no serlo para otras, conscientes (o no) de que van a requerir adaptaciones para adecuarla a su sector o a sus necesidades específicas.

Para conocer y presupuestar correctamente una implantación de cierta magnitud de OpenERP (y cualquier ERP), es necesario realizar un análisis de requerimientos. Elaborar dicho documento requiere invertir tiempo y recursos, que son repercutidos al cliente final, y hasta no realizar el documento final, el cliente no conocerá el desglose de los costes de su implantación.

«Es necesario un análisis de requerimientos antes de implantar»

Este procedimiento choca con algunas empresas, que se encuentran con el dilema de que un OpenERP con módulos oficiales de salida no le resulta suficiente, pero sin la experiencia de haber realizado implantaciones de ERPs anteriormente, nos devuelven todo lo explicado anteriormente en forma de pregunta: ¿De verdad que tengo que pagar por un presupuesto para mi empresa?

Para simplificar la explicación, vamos a referirnos a una conocida licencia literaria: la metáfora. Supongamos que OpenERP es una casa.

¿Cuanto cuesta una casa?

La respuesta media sería: «depende«. Podemos hacer media entre la más cara y la más barata, pero difícilmente ese precio va a ajustarse a lo que nosotros queremos comprar. Hay casas para todos los gustos y bolsillos, de alquiler y venta, en el centro de la ciudad o en las afueras, etc…
Si ninguna de las casas, apartamentos, adosados o resto de edificaciones ‘prefabricadas’ resuelve el 100% de las necesidades del comprador, o se desea construirla desde cero, es necesario contratar a un arquitecto que realice un plano. El coste de dicho plano es independiente del coste de la construcción, aunque es requerido para realizarla. Y se hace en todo momento teniendo en mente las necesidades y un presupuesto aproximado. Con el coste final ‘real’ en mano, se pueden plantear cambios con el arquitecto para ampliar, reducir o eliminar algunas estancias, o simplemente prepararlas para finalizar más adelante, en función al presupuesto asignado, el tiempo de ejecución y las prioridades de necesidades.

Lo correcto sería pues plantear ¿Que presupuesto aproximado tiene usted para comprar su casa? Y en función de la respuesta estudiar las posibilidades.

Pues bien, este plano de arquitecto es el equivalente a nuestro análisis de requerimientos.

Analizar y ‘diagnosticar’ las necesidades de una empresa para orientar una implantación de un ERP es una tarea que debe ser realizada por un equipo profesional y con experiencia. El análisis ya tiene un valor per se, que muestra, detalla y desglosa cada una de las áreas funcionales (no cubiertas de serie por el ERP) en un documento, único y diferente para cada empresa. Ya entra dentro del ámbito de adaptación de la empresa si se decide realizar cambios en la metodología de algunos procesos para adaptarse al ‘estándar’ o si es preferible modificar el ERP para ajustarlo a sus procesos. Lo habitual es llegar a un consenso y dejarse aconsejar por el consultor externo. El análisis es una hoja de ruta, validada por implantador y cliente, cuyos hitos se pueden alcanzar en una o varias fases, nuevamente dependiendo de las necesidades y presupuesto de la empresa.

Aquellos que solicitan presupuesto sin tener una asignación de recursos (no sólo económicos, de personal interno y tiempo) preparada para la implantación es probable que no la finalicen con éxito. Nadie conoce mejor la empresa y sus necesidades que su plantilla, por lo que solicitar un presupuesto sin haber siquiera descrito dichas necesidades al implantador es una manera muy arriesgada de comenzar el cambio. Implantar un ERP no es cambiar la web, o el tríptico comercial de la empresa, no hay margen de error en una herramienta que gestiona todos los procesos y a todos los departamentos de una empresa.

presupuesto-openerp

No obstante, antes de contactar con el proveedor para el cambio de ERP (o la implantación de uno nuevo), debería requerirse la reunión interna de todos los departamentos y la elaboración de uno o más documentos con la descripción de los procesos de trabajo y áreas funcionales de la empresa. Esto facilita la elaboración de una estimación aproximada pre-análisis, que pueda indicar a groso si los números van a cuadrar.  Un consejo: minimice las ‘sorpresas’ entre la elaboración de dicho documento y el análisis de requerimientos definitivo para no ver grandes diferencias entre el precio pre-análisis y post-análisis.

Una mención a la metodología (aunque dicha área merece uno o varios más artículos adicionales), en forma de 7 claves para una implantación exitosa:

  1. Personal involucrado e integrado
  2. Sufiente aportación de los usuarios
  3. Especificaciones correctamente definidas
  4. Expectativas realistas y fijadas
  5. Presencia de un consultor externo
  6. Buena comunicación
  7. Metodología de implantación clara

(extraído de http://www.slideshare.net/domatix/presentacion-openerp-domatix)

Conclusión

Por tanto, por favor, no se extrañe en el caso de que su implantador, ante una falta de información suficiente sobre su implantación, le envía un presupuesto para realizar el análisis de requerimientos. O le pregunte directamente cual es su presupuesto aproximado para la implantación.