Fases de una implantación ERP (desde la perspectiva del cliente)

2. Selección de paquetes: un ERP está formado por muchos y muy diversos módulos en cada una de sus áreas funcionales. A partir de un estudio y boceto previo que la empresa prepara para el implantador, se debe realizar una selección de paquetes, donde los módulos que no son adecuados deben ser eliminados, y los paquetes elegidos deben ser cuidadosamente seleccionados y probados. Una correcta selección creará un esqueleto que servirá como base para construir el resto.

3. Análisis GAP: se podría definir GAP como las adaptaciones que del ERP que requieren programación necesarias para cubrir las necesidades funcionales. Este proceso es tan necesario como crítico, pues hay que describir muy bien los requerimientos y definir muy claramente los objetivos de todos los desarrollos. Prácticamente todas las implantaciones de cierto tamaño o que cubren procesos muy específicos necesitan análisis GAP. Debemos involucrar a los responsables de cada departamento para conseguir identificar todos los GAP correctamente.

4. Reingeniería: la reingeniería de procesos es aconsejable, aunque implica muchos cambios y resulta más incómoda para el cliente que para el implantador del ERP. Durante esta etapa, pueden variar las responsabilidades de los empleados, así como algunas de sus tareas habituales. Aunque esta fase es una de las más complicadas, es muy aconsejable para mejorar la eficacia de los procesos de negocio.

5. Formación: el momento de la formación a empleados llega cuando se finaliza la etapa de desarrollo por parte del implantador y se realizan las entregas de los nuevos módulos. La formación se debe realizar en primera instancia a los usuarios clave en cada departamento, que habrán sido a su vez los que hayan ayudado a definir y validar sus respectivas áreas, y posteriormente al resto de usuarios. Es crucial que la formación final a toda la plantilla se realice en un período de tiempo cercano a la puesta en marcha para que no se olviden los conocimientos adquiridos.

6. Preproducción: este paso es crítico para depurar los posibles errores y que éstos puedan ser encontrados y resueltos antes de la puesta en producción del programa. El entorno debe ser lo más parecido posible al final, con los datos de las viejas aplicaciones ya migrados.

7. Puesta en producción: éste es el paso clave, tras haber probado todo el entorno y el correcto funcionamiento de todos los flujos de trabajo. Lo habitual es elegir un período que coincida con un cambio fiscal a fin de minimizar las tareas de migración, o en un momento que se prevean menos picos de trabajo en la empresa, ya que el momento del cambio requerirá mucho tiempo por parte de la plantilla. Es el momento mas crucial para el implantador, que debe contar con una disponibilidad total para apoyar a los usuarios y dar soporte técnico y funcional si fuera necesario.
Tras la puesta en marcha, el entorno de pruebas puede ser eliminado, si bien se recomienda en todo momento contar con un entorno para desarrollo, caso de requerir más adelante nuevas funcionalidades o integraciones. Sería en éste entorno donde se realizaran dichas pruebas, nunca en el entorno de trabajo real. Si los sistemas están virtualizados, no obstante, se podría replicar en cualquier momento.

8. Mantenimiento: El mantenimiento se realiza en la fase posterior a la ejecución del ciclo de vida de la aplicación ERP. Los problemas se identifican y los empleados a aprender cómo lidiar con él. El mantenimiento es una etapa crucial durante el ciclo de vida. Es crucial que durante esta etapa, el sistema sea actualizado con regularidad para mantenerse al día con los cambios en la tecnología.

Es importante implicar también no sólo al personal propio, sino al conjunto de proveedores y/o clientes que interactúan con el sistema, como la Gestoría / Asesoría, clientes con acceso a una Extranet, proveedores logísticos, etc…